"Archiv-vise" av Henrik Wergeland

Kontakt webmaster
/nettredaktør

Rapport - studietur til Danmark 5.–8.12. 2006

Wenche Risdal Osen er leder av IKA Kongsberg, og Karin Gjelsten er fagsjef for moderne arkiv ved Bergen byarkiv. Sammen ønsket de å besøke et par kommunale arkivinstitusjoner i Danmark, både for å se hvilke faglige oppgaver institusjonene utfører – og spesielt bli orientert om arbeidet med elektroniske arkiv. To hele arbeidsdager var til rådighet, én i Ålborg og én i Odense.

Møtested Ålborg

Den 5. desember landet vi i Ålborg på ettermidagen, og fikk umiddelbart arrangert et møte med to av våre danske kolleger: Rasmus Falk, som er ansvarlig for stadsarkivets (dvs. ”byarkivets”) elektroniske arkiver, og Bente Jensen, som blant annet har ansvar for byarkivets formidling (inkludert lesesal og internett).

Vi ble enige om detaljene i programmet for oppholdet, og fikk gjort avtaler for den kommende dagen – som i sin helhet skulle tilbringes på Ålborg stadsarkiv.

Det første vi ble gjort oppmerksom på, var at Danmark har foretatt en stor kommunesammenslåing. Dette har ført til at Ålborg er blitt en av landets største kommuner, siden fire kommuner har blitt slått sammen til én. Innbyggertallet har steget fra 160.000 til 200.000. Resultatet av dette er at byarkivet har fått et mye større ansvarsområde. Bemanningen har imidlertid ikke økt. De ansatte merker et større press - både i forhold til innsamling av arkiver, og at det er flere brukere som ønsker hjelp til framfining i gamle arkivalier fra byarkivets ansatte. En annen konsekvens er at kommuner som tidligere har avlevert/deponert sine historiske arkiver til det lokale landsarkiv (dvs. ”statsarkiv”), har nå begynt å ytre ønsker om å overføre disse til byarkivet.

Det danske arkivverket har hatt en tradisjon for å tilby kommuner å avlevere arkivene sine mot betaling. At ønsket nå kommer om å flytte arkivene over i den kommunale forvaltningen, er ifølge ansatte på byarkivet et resultat av arbeidet med elektroniske arkiv - og det å se hele arkivbestanden i en helhet. Det kunne virke på oss som om det har oppstått et slags konkurranseforhold mellom den statlige og kommunale arkivforvaltningen.

Byarkivets tjenester går ikke så mye på arkivdannelse som på depot. Det vil i praksis si at de stort sett har med de historiske arkivene å gjøre.

Når det gjelder elektroniske arkiver, har man innsett at bevaring av elektronisk materiale starter i arkivdanningsfasen. Det vil si at byarkivet nå blir mer og mer benyttet som rådgivere i arkivdanningen, og at denne typen tjenester nå også blir solgt til andre kommuner. Når det gjelder håndtering av historisk elektronisk arkivmateriale, kan det virke som om Ålborg byarkiv nesten fungerer som en arkivtjeneste med klare likhetstrekk til IKA-ordningen – der medlemskommunene betaler for tjenestene. Vedlagt følger et dokument som viser den avtalen som byarkivet tilbyr kommunene, hvor bilag 2 sier hvilke tjenester man kan få ved byarkivet. Avtalen er siden blitt revidert, slik at nye kommuner nå kun betaler en timesats og ikke et grunnbeløp. Denne ordningen med grunnbeløp har imidlertid blitt vedlikeholdt i forhold til de kommunene som byarkivet allerede samarbeider med om bevaring av elektronisk materiale.

Visebyarkivar Jens Topholm og Rasmus Falk orienterte om dette arbeidet med de elektroniske arkivene og om samarbeidet med omlandskommunene.

Ålborg byarkiv er svært aktive formidlere av kultur og historie i lokalmiljøet.
På historiker-dagen hadde byarkivet et samarbeid med museet. De hadde blant annet tilbud om historiske leker. På arkivenes dag var det tilbud til ulike interessegrupper som slektsforskergruppe, barnegruppe m.m.

Ett av høydepunktet for oppholdet i Ålborg, var ”juleshowet” som vi hadde hørt om i forkant av turen. Her var det laget til med kaffe og julegodter, og det ble holdt foredrag relatert til Ålborgs historie. Ett av hovedtemaene var sementproduksjon, noe som var svært relevant siden byarkivar Henning Bender nettopp hadde skrevet et bok om dette.

Det andre hovedtemaet hadde tilknytning til årets Ålborg-kalender, som har bilder av industriarbeidere i Ålborg. Ålborg har hatt et rikt industriliv, selv om mye av industrivirksomheten i dag er nedlagt. Kalenderene som byarkivet produserer er dokumentasjon av en virksomhet og et samfunn som en gang har vært.

Utvekslingen av erfaringer fortsatte utover kvelden. For oss var det både inspirerende og lærerikt å tilbringe tid med de danske kollegene!

Videre til Odense

Etter to netter i Ålborg dro vi den 7. desember med tog til Odense. Her ble vi tatt i mot at byarkivar Jørgen Thomsen og resten av staben ved byarkivet. Byarkivet i Odense er lokalisert i en storslått bygning som ligger i nær tilknytning til domkirken. Vi fikk også en omvisning på rådhuset som ligger like ved. Også dette var en erverdig eldre bygning, som ga inntrykk av tidlig velstand og et rikt omland.

Byarkivet i Odense fungerer som en kulturhistorisk institusjon, da også lokalhistorisk bibliotek er lokalisert her. I tillegg blir den store forelesningssalen benyttet til lokalhistoriske foredrag m.m.

Vårt inntrykk er at arkivinstitusjonen i hovedtrekk fokuserer på historisk materiale og formidling av det. For eksempel har de to arkivarer som produserer lokalhistorisk litteratur på bestilling. Både næringslivet, lokale lag og offentlig virksomhet som vil ha sin historie fortalt, benytter seg av denne tjenesten. Den virksomheten skal være selvfinansierende.

For slektsforskere og andre som er interessert i individ-historie, har de her utviklet et eget søkesystem som kobler ulikt kildemateriale med personopplysninger. Dersom man er interessert i en bestemt persons livsløp, kan man gjennom navnet til personen finne koblinger til vedkommendes skolegang, barnefødsler, yrkesutøvelse og død. Eksempel på arkivmateriale som er brukt er skoleprotokoller, helseprotokoller, kirkebøker, folketellingsregistre m.m.

Byarkivet har en IT-arkivar, og han fortalte at byarkivet har ansvaret for Odense kommunes elektroniske arkiv, men at dette i hovedsak gjaldt avsluttede systemer og bevaring av disse. Han ga også uttrykk for et savn av et mer helhetlig samarbeid om problemstillinger knyttet til bevaring og formidling av elektroniske arkiv, spesielt på kommunalt nivå, i Danmark. Danskene misunner oss vår Noark-standard, og det gjør jo godt å høre.

Oppsummeringsvis kan det sies at de to danske kommunearkivene vi besøkte, har et sterkt fokus på å formidle arkiver i et kulturhistorisk perspektiv, men på grunn av teknologiens inntreden, tar institusjonene mer og mer tak i problemstillinger knyttet opp til arkivdanning – altså ganske motsatt av de norske kommunearkivinstitusjonene.